General Meeting - Opening and Closing Protocols

Note: the information on this page is published to assist meeting/remembrance ceremony organizers in their efforts to structure these events. Use it as a template, and modify it as necessary. It has been updated as of November 2018 to reflect the fact that our numbers of veterans is declining, and there may be occasions where a veteran is not present, or able to participate in the ceremony.

This document is currently being revised.

Opening Protocol

Depositing the Colours

1- By the President "Veterans and Members please stand"

2- By the President "Sgt at Arms March on the Colours"

3- O' Canada

4- By Sgt at Arms "Deposit Colours"

5- By Reader of the Protocol "Please be seated"

Remembrance Protocol

Ladies and Gentlemen:

There is a tradition among soldiers, when gathering for special occasions, to remember comrades who fell on the battlefield or who have since died. We, of the Hong Kong Veterans Commemorative Association, wish to continue this tradition to honour our veterans and to remind ourselves of our raison d’être.

The table in the centre of the hall has on it several items most significant to this objective. It is covered by a Canadian flag denoting our allegiance to our country. The overturned rice bowl, tea cup and chopsticks symbolize the pledge that we make to all members of “C” Force that we will always remember them and the sacrifice they made. The black beret bearing the Hong Kong badge is the expression of the homage we pay to these veterans. The black ribbon with four poppies represents our mourning of those who are no longer with us. Each poppy has a special significance: one is in memory of those buried in the Sai Wan War Cemetery; the second, for those buried in the Stanley Military Cemetery; the third, for those buried in Yokohama, Japan, and the fourth is in memory of those who have died since the cessation of hostilities and lie buried in North American soil.

The tilted chairs signify that we have not forgotten and will not forget these brave Canadians. There are two service medals facing each chair: one honouring a soldier fallen in battle and the other, a comrade who returned, but who is no longer with us. The medals are rewards granted by a grateful country. Note well the Canadian Volunteer Service Medal—all veterans of Hong Kong volunteered to serve their country. Note well the bar which adorns it. Note well the War Medal, which our veterans have also called the Victory Medal—even defeated in combat, these veterans were victorious in their actions during the war, in their constant struggle for survival in the prison camps and in their battle to establish a healthcare and pension plan after their return to their beloved country.

They taught us the importance they attached to our freedom, and this we must pass on to subsequent generations.

The following are veterans who have died since our last general meeting. (Read the list, family name first.)

I now ask you to stand to observe a minute’s silence. (Following this, recite the Act of Remembrance.)

Thank you, please be seated.

One thing remains to be done and that is the removal of the tilted chairs. From now on, in our assembly, each of our actions will honour their lives, not their deaths. I now ask (name of HKVCA member) to remove one chair and by doing so, convey the ongoing commitment of the Hong Kong Veterans Commemorative Association of Canada to the memory of our veterans. I would now ask (name of descendant) to remove the other chair, for it is with us that the future of our country lies, and we have accepted the torch. We pledge to hold it high.

(Now business turns to the agenda.)

Mesdames et Messieurs,

Lorsque les soldats se rassemblent lors d’occasions spéciales, il existe une tradition voulant qu’ils se rappellent leurs camarades tombés au combat ou qui sont décédés depuis. Nous, de l’Association commémorative des Vétérans de Hong Kong, désirons poursuivre cette tradition pour honorer nos vétérans et nous rappeler notre raison d’être.

Sur la table au centre de la salle sont disposés des objets chargés de sens servant cet objectif. La table est recouverte du drapeau canadien, signe de notre allégeance à notre pays. Le bol à riz retourné, la tasse à thé et les baguettes symbolisent la promesse que nous faisons à tous les membres de la Force C de toujours nous souvenir d’eux et de leur sacrifice. Le béret noir portant l’insigne de Hong Kong est l’expression de l’hommage que nous rendons à ces vétérans. Le ruban noir avec quatre coquelicots représente notre deuil de ceux qui ne sont plus parmi nous. Chaque coquelicot a une signification particulière : le premier est en mémoire de ceux qui sont inhumés au cimetière de guerre de Sai Wan; le second, pour ceux qui sont inhumés au cimetière militaire Stanley; le troisième, pour ceux qui sont inhumés à Yokohama, au Japon, et le quatrième est en mémoire de ceux qui sont décédés depuis la fin des hostilités et qui sont inhumés en sol nord-américain.

Les chaises inclinées signifient que nous n’avons pas oublié et n’oublierons pas ces courageux Canadiens. Il y a deux médailles de service devant chaque chaise : l’une honorant un soldat tombé au combat et l’autre, un camarade qui est rentré, mais décédé depuis. Les médailles sont des récompenses décernées par un pays reconnaissant. Notez bien la Médaille canadienne du volontaire — tous les vétérans de Hong Kong se sont portés volontaires pour servir leur pays. Notez bien la barrette qui l’orne. Notez bien la Médaille de guerre, celle que nos vétérans appellent aussi la Médaille de la Victoire — même vaincus au combat, ces vétérans étaient victorieux par leurs actions durant la guerre, par leur lutte de tous les instants pour survivre aux camps de prisonniers et par la bataille qu’ils ont livrée à leur retour dans leur pays bien-aimé pour instaurer un régime de soins de santé et de pension. Ils nous ont enseigné l’importance qu’ils attachaient à notre liberté et cela, nous devons le transmettre aux générations suivantes.

 Depuis notre dernière assemblée générale, les vétérans suivants sont décédés. (Lire la liste en commençant par le nom de famille.)

Je vous demanderais maintenant de vous lever et d’observer une minute de silence. (On récite ensuite l’Acte du Souvenir.)

Merci, veuillez vous asseoir.

Il reste maintenant une chose à faire et c’est de retirer les chaises inclinées. À partir de maintenant, dans notre assemblée, chacune de nos actions honorera leur vie, et non pas leur décès. Je demande maintenant à (nom d’un membre de l’ACVHK) de retirer une chaise, évoquant ainsi l’engagement continu de l’Association commémorative des anciens combattants de Hong Kong du Canada à demeurer fidèle à la mémoire de nos vétérans. Je demanderais ensuite à (nom d’un descendant) de retirer l’autre chaise, car c’est sur nous que repose l’avenir de notre pays et nous avons accepté le flambeau. Nous faisons la promesse de le porter bien haut.

(Passons maintenant à l’ordre du jour.)


Closing Protocol

Recitation of Act of Remembrance

THEY SHALL GROW NOT OLD
AS WE THAT ARE LEFT GROW OLD
AGE SHALL NOT WEARY THEM
NOR THE YEARS CONDEMN
AT THE GOING DOWN OF THE SUN,
AND IN THE MORNING:
WE SHALL REMEMBER THEM.

Retiring the Colours

1- By the President "Veterans and Members please stand"

2- By the President "Sgt at Arms March off the Colours"